Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

Pixi kvalitetsledelsessystem ved Technical Sciences

Kvalitetsledelsessystemet – kort fortalt

Den forskningsbaserede myndighedsrådgivning og monitering sikrer, at myndigheder m.fl. har adgang til forskningsbaseret viden til støtte for beslutninger og forvaltninger og omfatter de opgaver, der løses på direkte anmodning fra offentlige myndigheder, private organisationer og virksomheder.

Kvalitetsledelsessystemet skal garantere høj kvalitet af de leverede ydelser gennem sikring af kvaliteten i de enkelte trin i processen og skal samtidig kunne anvendes som ekstern dokumentation for, hvordan kvaliteten sikres i Technical Sciences myndighedsrådgivning.

Kvalitetsledelsessystemet består af 17 procedurer og et antal bilag med forskellige skabeloner.

Procedurerne har ophæng i ”den blå pil”.

Du kan finde nedenstående samlet i en printvenlig pdf her.

Hvilke procedurer skal bruges hvornår?

  • Ved selve opgaveløsningen: Procedure 1-9
  • Værktøjer ved opgaveløsningen: Procedure 10-12
  • Forbedring og vedligehold af systemet: Procedure 13-17

Skal alle procedure i brug ved alle opgaver?

Nej, der skal bruges de procedurer, der er relevante for den konkrete opgave. Men det er nødvendigt at kende indholdet i alle procedurer for at vide, hvilke der er relevante.

Genlæs gerne detaljerne, når du bruger proceduren.

Hvilke opgaver er omfattet af kvalitetsledelsessystemet? (Proc. 1, 2)

Alle opgaver, som vedrører forskningsbaseret faglig rådgivning er omfattet, dvs.

  • Myndighedsrådgivning inden for rammeaftalen med MIM/FVM (Procedure 2)

  • Myndighedsrådgivning uden for rammeaftalen med MIM/FVM, men som udføres som tillæg til rammeaftalen

  • Rådgivning for myndigheder, NGO’er eller private efter at der er afgivet tilbud, uanset om opgaven har været i udbud eller ikke.

Alle opgaver skal gå ind gennem den relevante centerenhed, uanset oprindelse.

Hvilke krav er der ved opstart af en rådgivningsopgaver? (Proc. 3, Bilag D)

Alle relevante kompetencer skal involveres - det rette hold skal sættes.

  • Det betyder, at hvis opgaven har et indhold, hvor der kan være kompetencer, der er relevante for den pågældende opgave, uden for gruppen/instituttet/centret skal der rettes henvendelse dertil.

Der skal udfyldes projektplan, som minimum ved opgaver ressourcesat til >1 mandmåned

  • Sikrer stillingtagen til centrale elementer i opgaveløsningen, herunder tidsplan, fagfællebedømmelse og journalnummer.

Hvilke krav er der i forløbet med løsning af en rådgivningsopgave? (Proc. 4, 6, 7, Bilag D)

Projektlederen har ansvaret for forløbet ved løsning af en rådgivningsopgave.

  • Fremdriften i opgaveløsningen skal være i overensstemmelse med tidsplanen, evt. opfølgning ved statusmøder
  • Der skal være sammenhæng mellem fremdrift og ressourceforbrug
  • Hele projektgruppen skal orienteres om eventuelle beslutninger om ændringer i projektet, herunder tidsplanen
  • Usikkerhed ved produktets resultat skal angives
  • Sker der ændringer i opgavens forudsætninger, fx tidsplan eller økonomi, under opgaveløsningen, skal aftalen genforhandles eller ny aftale indgås
  • Produktet skal kvalitetssikres ved fagfællebedømmelse og i centerenhed. Vær opmærksom på rækkefølgen af kvalitetssikringens elementer

Er der særlige krav, hvis opgaven løses med underleverandør eller samarbejdspartner? (Proc. 5)

Samarbejdspartneren/underleverandøren skal være i stand til at imødekomme de faglige krav til opgaveløsningen

  • Dokumentation kan evt. være reference til tilsvarende opgaver.

Der skal underskrives samarbejdsaftale

  • Aftalen skal underskrives af begge parter
  • Få hjælp fra jurister til aftalen.

Projektlederen har ansvar for at sikre, at aftalen holdes.

Projektlederen har ansvaret for en årlig evaluering anvendte underleverandører og samarbejdspartnere.

Hvilke procedurer skal anvendes?

Hvilke krav er der ved afslutning af en rådgivningsopgave? (Proc. 8, 9, Bilag H)

Produktet offentliggøres samtidig med fremsendelse til rekvirenten.

  • MIM/FVM kan anmode om udsættelse af offentliggørelse i op til syv arbejdsdage, hvilket kræver centerdirektørs godkendelse.

Hvis rekvirenten ønsker at se et udkast til produkt (notat eller rapport) inden offentliggørelse, skal det være aftalt på forhånd, og der er grænser for, hvad rekvirenten kan kommentere.

  • Skabelonen til kommenteringsdokument (Bilag H) udfyldes med de nødvendige oplysninger, herunder frist for fremsendelse af kommentarer, og fremsendes til rekvirenten sammen med udkastet.
  • Forfatterens håndtering af kommentarerne skrives ind i samme dokument, som er det endelige kommentardokument, der gøres tilgængeligt on line.
  • Der linkes til kommentardokumentet i produktets kolofon.

Hvad er vigtigt at have med i produktet?

  • Oplysning om evt. kommentering af udkast.
  • Oplysning om evt. deltagelse af eksterne parter og i givet fald kort beskrivelse af deres bidrag.
  • Oplysning om evt. ekstern finansiering

Er der noget, der kræver særlig opmærksomhed undervejs? (Proc. 10, 11, 12)

  • Alle relevante dokumenter skal journaliseres.
  • Data, der indgår ved opgaveløsningen, skal være sporbare.
  • Datalagring skal ske på netværksdrev.
  • Konstaterede fejl, mangler eller forbedringsmuligheder skal videreformidles.